Kenyataan Dibalik Kesuksesan Suatu Organisasi

Jika dilihat dari pengertiaannya, organisasi adalah sekumpulan orang yang bekerja dengan fungsinya masing-masing namun saling berhubungan untuk mencapai tujuan bersama. Yang diharapkan dari suatu organisasi adalah sebuah kesuksesan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Kesuksesan bagaimana yang diharapkan tersebut? 
Jika diteliti dengan seksama, tingkat kesuksesan suatu organisasi terletak pada pengolahan data yang efektif dan efisien sehingga dapat menghasilkan informasi yang berkualitas. Informasi tersebut selanjutnya digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan bagi pihak manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dalam suatu organisasi, setiap unit selalu bekerja dengan data, baik berupa hard document maupun soft document. Semua dokumen tersebut merangkum semua kegiatan yang terjadi didalam suatu organisasi maupun sumber daya yang dimiliki organisasi tersebut. 
Semakin lama organisasi tersebut berjalan akan semakin banyak data yang harus disimpan dan diolah oleh setiap unit kerja. Kalau hard document diarsipkan dalam sebuah lemari arsip, berapa lemari setiap tahunnya untuk menampung data tersebut? Lalu apakah ruangan untuk menyimpan lemari arsipnya cukup memadai? Belum lagi saat mencari suatu data, butuh waktu yang cukup lama untuk mendapatkan data tersebut. Ditambah penyimpanan dan pengolahan data tiap unit kerja yang berbeda tempat, membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan data dari dari unit kerja.
Data pada soft document walau dalam pencarian mudah karena dibantu komputer namun sangat rentan dengan serangan virus atau media penyimpanan rusak. Hal ini dapat membuat proses pengolahan data terhambat dan mengganggu pengambilan keputusan dan keberlangsungan organisasi.
Oleh karena itu diperlukan sesuatu yang dapat mengintegrasikan semua data tiap-tiap unit kerja namun tetap memberikan kebebasan pada setiap user untuk menggunakannya juga yang memiliki tingkat keamanan yang menjamin.
Masalah tersebut dapat diatasi dengan sistem pengelolaan data menggunakan basis data dan meninggalkan sistem tradisional atau sistem file berkas.
Apa yang dimaksud dengan Basis Data atau Database?
Basis Data adalah kumpulan file-file yang berhubungan yang telah diatur. Database yang besar diguakan untuk tujuan tertentu karena menawarkan sumber daya yang luar biasa yang hingga saat ini tidak tersedia bagi kebanyakan pengguna komputer pada umumnya. 
Sedangkan Sistem Basis Data adalah suatu sistem penyusunan dan pengelolaan record-record dengan menggunakan komputer, dengan tujuan untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan, sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk kepentingan proses pengambilan keputusan. 
Basis Data itu sendiri memiliki sifat share dan integrated. Share berarti data dapat diakses oleh banyak user pada waktu yang bersamaan sedangkan integrated berarti setiap file yang menyimpan data disimpan dalam satu tempat yang sama dan file yang satu dengan yang lain saling berhubungan.
Komponen dari system basis data itu sendiri adalah sebagai berikut:
1. Data yaitu fakta atau bagian dari fakta baik berupa kejadian atau objek yang mempresentasikan suatu kondisi atau ide. Namun data itu sendiri belum dapat berbicara banyak karena masih dalam bentuk mentah yang harus diolah kembali untuk menghasilkan informasi.
2. Hardware yaitu perangkat keras seperti komputer dan peranti pendukung lainnya yang digunakan dalam mengolah data.
3. Software yaitu perangkat lunak yang digunakan dalam mengolah data, seperti sistem operasi dan program aplikasi.
4. User yaitu orang atau pengguna yang terlibat dalam pengolahan data. User itu sendiri terbagi menjadi beberapa bagian yaitu :
a. Database Designer yaitu orang yang mendesain pembangunan basis data
b. Database Administrator yaitu orang yang menjaga keberlangsungan basis data dalam pengelolaan data.
c. End User yaitu orang yang memerlukan keluaran dari basis data baik berupa informasi untuk pengambilan keputusan atau informasi yang menjadi bahan inputan proses lainnya.
d. Interprise yaitu pihak organisasi yang mengunakan basis data.
Untuk mengelola basis data diperlukan Database Manajemen System (DBMS). Pengertian dari DBMS itu adalah sebuah perangkat lunak yang ditulis khususnya untuk mengontrol struktur sebuah database dan mengakses data. Dalam DBMS, pergantian alamat hanya boleh dimasukkan sekali, dan informasi yang di-update akan tersedia dalam sembarang file yang sesuai. 
Fungsi dari DataBase Manajemen System adalah sebagai berikut:
1. Data Definition, DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data
2. Data Manipulation, DBMS harus dapat menangani permintaan dari pemakai untuk mengakses data
3. Data Security & Integrity, DBMS harus dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA
4. Data Recovery & Concurency, DBMS harus dapat menangani kegagalan–kegagalan pengaksesan database yang dapat disebabkan oleh sesalahan sistem, kerusakan disk, dsb.
5. Data Dictionary, DBMS harus menyediakan data dictionary.
6. Performance, DBMS harus menangani unjuk kerja dari semua fungsi seefisien mungkin
Sedangkan dengan penggunaan DBMS, organisasi dapat keuntungan sebagai berikut :
1. Pengulangan Data Berkurang
Pengulangan data atau repetisi berarti bahwa field data yang sama (misal: alamat seseorang) muncul berkali-kali dalam file yang berbeda dan terkadang dalam format yang berbeda. Dalam sistem pemrosesan yang lama, file-file yang berbeda akan mengulang data yang sama sehingga memboroskan ruang penyimpanan.
2. Integritas Data Meningkat
Integritas data berarti data itu akurat, konsisten dan terbaru. Dalam sistem lama, ketika ada perubahan dalam sebuah file, perubahan ini tidak perlu dibuat dalam file lain. Akibatnya, beberapa laporan memiliki informasi yang tidak akurat. Dalam DBMS, berkurangnya pengulangan berarti meningkatkan kesempatan integritas data, karena semua perubahan hanya dilakukan di satu tempat.
3. Keamanan Meningkat
Meskipun berbagai departemen bisa berbagi pakai data, namun akses ke informasi bisa dibatasi hanya untuk pengguna tertentu. Hanya dengan menggunakan password maka informasi finansial, medis, dan nilai mahasiswa dalam database sebuah universitas tersedia hanya bagi mereka yang memiliki hak untuk mengetahuinya.
4. Kemudahan Memelihara Data
DBMS menawarkan prosedur standar untuk menambahkan, mengedit dan menghapus rekaman, juga untuk memvalidasi pemeriksaan untuk memastikan bahwa data yang tepat sudah dimasukkan dengan benar dan lengkap ke dalam masing-masing jenis field. Utilitas backup data membantu memastikan tersedianya data jika terjadi kegagalan sistem primer.
Dari uraian diatas, ternyata data memiliki peranan penting dalam tercapainya kesuksesan dan keberlangsungan organisasi. Namun lebih penting lagi bagaimana pengelolaan data tersebut menjadi informasi yang berkualitas untuk pengambilan keputusan pihak manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi.
Artikel Asli dapat didownload disini.